我们许多企业客户在发展到中等规模以后一定会碰到以下问题：
•目前公司各项资料散布在各个部门，针对不同层级和岗位需要分权限进行使用规范和统一管理；【统一存储、分级授权】
•公司业务发展迅速，产品和业务迭代快，各项资料的审核、发布、使用和留存没有统一流程，需要建立相关的流程管理；【设计流程审批】
•内外部资料的存放、传阅和使用没有规章制度，文件资料的安全性无法保障；【流程+表单】
•外发资料和内部资料没有严格区分，一旦外发无法进行溯源，对公司的知识产权和名誉会造成影响；【文件文控】
•现有各项对外资料的版本和规格各异，在对外形象上需要进行整体规范；【统一模板】【版本管理】
•目前公司外发材料没有公司属性，缺乏知识产权保护；【外发水印+下载水印】
•目前企业需要统一解决对外展示需求，同时涉及项目方案等相对私密和详细或内容不宜做公开展示的资料，需要有一个内部平台为业务部门使用提供服务；【内部文档云】
同时企业老板领导也会反问：请提供一个符合咱们企业的文档管理办法；好的，办法来了：
【1】、文档的管理办法分解
这些问题看上去很繁琐，但是一粒云用【】标记出来的就是解决办法，用这个方式，就可以将企业发展过程中遇到的办公协同，资料管理，知识沉淀，资源与品牌管控问题解决掉。基于这些，一粒云提供了【四步法】，通过简单四步，打造企业资料的管理规范。
一粒云通过规划4步规划，为企业打造一个规范化、现代化的企业内部文档云管理体系。
1.上云：通过客户采集数据用户数据主动或者被动上云。
2.归类：根据各个部门、重要程度做权限管理与划分。
3.入库：根据文档属性与定义，按流程入库。
4.外发借阅：根据公司制度外发或者借阅。
企业的资料不仅仅只有文档，还有比如：代码，图纸；管理办法就是与业务结合，无论哪类资料，最终结果就是要与业务结合，
【2】、文档与业务集成，实现文档按照业务归档、查询、文控、借阅、审批；
通过文档与业务集成，一粒云提供自定义流程引擎，自定义元素，自定义表单，项目看板，将同类型资料，或者项目资料，或者供应商等变化频率不高的资料与表单关联，自定义编号，将非结构化文档，转化为业务表格化数据的功能，并结合流程审批，实现多级审核，便于使用查找与识别。
【3】、建设完成后的效果
1、现有资料实现按照类型与重要程度整理，并统一存储到云端。
2、针对重要的资料，低级别人员在访问需要获得更高级别的授权。
3、针对重要的资料，所有权人在更新的时候需要经过领导或同事的审批。
4、无外发权限的成员，无法进行外发。
5、通过共享资料引导员工使用，并可以配置是否强制收集员工某种类型的资料。
6、客户端可自动或定时同步或者备份员工设备的数据。
7、未设置文控的文件夹，可以根据用户权限自由使用。
8、与公司现有的OA、钉钉、企业微信打通集成，无数据孤岛形成，并且拥有更好的便捷性。
