工程项目行业解决方案

搭建统一文档管理平台,集中管理项目文档
多维度保障核心资料安全

项目实施伴随的挑战


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海量项目文档难以管理

项目文档常出现版本混乱问题,缺乏统一管理,共享性差,既浪费了存储资源,又使得文档的查找效率低,影响协同工作效率

离散档案数据管控困难

档案系统独立于企业信息系统之外,且来源分散,采集困难。物理档案存放位置信息无法查询,电子档案归档功能又无法实现批量集中的归档,加剧档案管理的难度

流程信息不便及时跟踪

工程项目在设计、建造、移交、运维过程中将产生大量流程信息,如果管理者不能对这些流程信息进行有效管理,不能有效跟踪工程项目进度,则难以对项目可能的风险做出及时的反应,可能造成巨大损失

机密项目缺乏安全保障

项目相关的机密文档,其流转需要进行跟踪追溯,一旦文档的安全保密性存在漏洞,核心资料缺乏安全管理,则有泄密的风险

企业文档的
有效收、管、用

多途径文档上传

能源企业中所有的文档可以通过web端、客户端等多种端口实现上传,同时以批量上传的方式,高效完整数据采集

图文档数据库

统一存储企业全施工图文档数据,采用分布式存储架构,存储空间可无限拓展,方便可持续性管控企业文档增长

元数据管理

将业务内容相关的元数据体系绑定到文件上,给系统内海量无序文档以结构化的标记,达到有序、有效地管理目标,从而提高文档资源查找使用效率

历史版本管理

系统会详细记录文档的版本变更,避免同质文档造成的存储冗余和版本混乱导致的使用错乱问题

在线协作

支持Office、PDF、CAD、音视频等三十多种常用的文件的在线预览;通过插件完成实时编辑、添加批注等操作,避免繁杂的一用一下载操作流程,提高企业内部的协同效率

共享 & 外发

支持企业内容分享,把文件临时共享给需要但无权限的内外部合作伙伴,并通过控制分享内容的有效期、操作权限、下载预览次数甚至是外发加密来保证企业内信息资源的安全性

项目档案的
有效管控与可持续利用

归档统计

实现企业全电子档案的批量归档,可与HR系统集成,自动创建树形结构并把用户导入相应部门中。并附加档案管理、应用统计功能,可生成多种与档案管理相关的报表

借阅管理

可提供定制档案借阅管理流程,包括借阅管理、借阅到期提醒、借阅统计等功能,用户任何时候均可简单快速地查询档案信息。不同密级的档案借阅则需要通过管理者逐级审批

到期提醒

可定制档案保管期限到期提醒服务,系统将根据文件的元数据信息确定文件是否到期,并自动发出提醒,管理员可根据提醒发起档案销毁流程

电子化流程,及时追踪归档

 



办公无纸化

线上完成企业日常业务流程的申请与审批工作,系统将依据流程发起人的名称、部门等条件,自动把申请发给对应的审批人,显著提高办公效率,降低人为操作失误

实时监控

管理者可在系统中查询当前所有未完成流程实例的审批情况,实现实时跟踪流程信息,随时把握业务流程进度

流程分组管理

通过工作群分组,方便用户查找所提交的信息。流程分组同时支持自定义分组显示,满足用户的个性化需求

流程信息归档

已办流程文档以及相关辅助材料将会定期归档,系统会保留申请内容、时间、审核人等所有详细流程信息,实现权责分明,便于后续的责任追踪

核心项目资料管控,企业机密安全保障

 



数据完整保护

系统中所有涉密数据都将进行透明加密处理,确保加密过程中文档数据内容不被破坏,以达成对机密文档数据完整性的保护

操作日志监控

用户对文件的所有操作行为信息,都将被完整记录在系统日志中。管理者可查询涉密文档的查看、下载记录,方便追溯文档的流转去向

细致权限分配

对涉密文档采用精细的权限控制体系,管理者可根据实际需求,自定义用户对文档的预览、下载、编辑、共享等细分权限

外发文件控制

对向企业外部外发的文件采用多权限策略控制,用户可根据业务需求控制外发文件的使用时长、打开次数、指定计算机使用和编辑等权限

我们的客户
全国超过2,000家企业使用我们的产品与服务

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